La tecnología permea todas las actividades de nuestro día a día. Dentro de nuestras empresas no solamente es importante, sino urgente, que se adopte la transformación digital como una prioridad del negocio. De lo contrario, estaremos en desventaja respecto a nuestra competencia, desventaja que se profundizará cada día más, hasta que lamentablemente estemos fuera de mercado y no podamos seguir compitiendo.
Esta ocasión, abordaremos las modificaciones que se han experimentado dentro del departamento de Recursos Humanos, derivado de esta transformación tecnológica de las últimas décadas y que han abonado en la simplificación y rapidez de todos esos procesos.
Reclutamiento
Anteriormente, el medio de comunicación elegido por su cobertura y rapidez, era el periódico. Si preguntamos a nuestros padres y abuelos, muchas de las vacantes a las que aplicaban eran porque las leían en las secciones de Empleo y Aviso Oportuno en los periódicos de mayor circulación en aquella época.
Aunque aún existen dichas secciones en los mismos periódicos, pero dentro de su página web, la mayoría de las vacantes son publicadas en medios muchos más especializados, como las bolsas de trabajo, siendo las más socorridas OCC mundial e Indeed. Asimismo, también es posible ofrecer vacantes a través de redes sociales como Facebook o encontrar fácilmente vacantes publicadas en Google.
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Además, estas herramientas nos facilitan la búsqueda al filtrar no sólo por puesto, sino también por fecha de publicación, lugar de la vacante, tipo de jornada, si existe la opción de teletrabajo, por idioma requerido e incluso, por el nombre del empleador. De esta manera, ahorramos horas en encontrar y concentrar las mejores vacantes para nuestro perfil.
Por si fuera poco, podemos activar notificaciones para que cuando se publique alguna vacante de nuestro interés, automáticamente recibamos la información en nuestro correo y de este modo, seamos de los primeros en aplicar para esa oportunidad.
Desde el punto de vista del reclutador, esto significa tener conocimiento sobre todas esas bolsas de trabajo, la adecuación del formato de nuestra vacante a la manera en que la página presenta la información y estar enterados también de los costos y procesos que requiere tener en cuenta para mantener publicadas las vacantes.
Selección
La dinámica de llenar una solicitud de empleo y/o llevar impreso nuestro CV para una entrevista, tener que desplazarnos hasta el corporativo de la empresa donde estamos aplicando, sin importar la distancia o el tráfico que exista, se está transformando hacia una estrategia mucho más económica, rápida y eficiente con las herramientas tecnológicas de las que disponemos hoy en día.
Ahora, bien podemos enviar un CV en segundos por medio de correo electrónico y realizar una entrevista a través de una videollamada, que nos ahorra muchas horas de transporte y espera. Estos procesos agilizan la selección y se puede elegir un candidato viable para una vacante en una fracción del tiempo que anteriormente se utilizaba para tales fines.
Adicionalmente, la evaluación de los candidatos se simplifica por la digitalización de muchos instrumentos de medición de variables psicológicas, los famosos test psicológicos, que pueden aplicarse en la selección, así como otros mecanismos como encuestas y ejercicios adicionales en línea, que apoyen a verificar los conocimientos y habilidades de las personas que apliquen a las vacantes.
Expedientes
La conformación y archivo de expedientes de empleados se ha facilitado con el apoyo de herramientas como la digitalización de documentos con gran calidad de imagen y la generación de espacios en la nube para archivar grandes cantidades de información.
Poder acceder a nuestra información desde cualquier lugar del mundo con acceso a internet, realizar respaldos fácilmente y evitar grandes riesgos como un incendio, inundación o robo que pusieran en peligro nuestros archivos físicos en papel, es una ventaja gigantesca comparada con los procesos que debían llevarse hace unas décadas.
Sin embargo, estas facilidades conllevan también riesgos graves, como el robo de esta información. Los datos personales de nuestros empleados pueden ser vulnerados y utilizados para un sinfín de actividades delictivas si no tenemos cuidado en disponer mecanismos para la protección de estos documentos.
Existen empresas especializadas en ofrecer herramientas para la protección de nuestros documentos ante ataques cibernéticos, asegurando además, el orden y respaldo de los mismos.
Capacitación
Otro de los grandes procesos dentro del departamento de Recursos Humanos que se ha transformado con la tecnología, es el de capacitación.
Antes era necesario que todos los trabajadores estuvieran físicamente en la misma sala de juntas para atender la sesión de capacitación. Ahora pueden acudir al mismo espacio virtual ya sea por una plataforma educativa o a través de software para reuniones como Zoom, Meet, Teams. Así, no importa que algunas personas deban estar físicamente en la empresa, otros trabajen a distancia e incluso otros más ni siquiera estén en el país, de igual manera pueden coincidir en la capacitación e interactuar con el instructor y sus compañeros de trabajo.
Asimismo, la evaluación en línea facilita el acreditamiento de los conocimientos adquiridos en dichas capacitaciones.
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Nómina
Los programas especializados en la gestión de información en el departamento de RH, como el registro de faltas, retardos, bonos y horas extra, se facilitan mucho por la adopción de estas herramientas, incluyendo los relojes checadores digitales en el acceso de la empresa, que ayudan a contabilizar la asistencia y retardos de los empleados.
Incluso el análisis contable de las prestaciones y descuentos de la nómina está precargado en los sistemas de gestión administrativa de la nómina, lo que ahorra grandes cantidades de tiempo y esfuerzo en el cálculo y emisión masiva de los recibos de nómina. También se facilita la detección y corrección de errores en estos rubros.